サイボウズの災害ICT支援ツール活用術をまとめた研修テキストを発行

災害ボランティアセンターでのkintone導入から効果的な運用方法までを詳しく解説

サイボウズ株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役社長：青野慶久、以下サイボウズ）は、全国の自治体や社会福祉協議会（以下、社協）が運営する災害ボランティアセンターでkintone（キントーン）を活用するメリット、ノウハウを盛り込んだ『災害ボランティアセンター kintone研修テキスト』（2024年版）を発行しました。

2023年12月末時点で、24の自治体や団体で災害ボランティアセンターの運営にkintoneを活用もしくは活用の準備を進めていただいております。その多くの団体から寄せられた「実践的なテキストがほしい」というリクエストを受け、サイボウズ災害支援チームに蓄積されたノウハウと最新の活用術を、1冊の冊子にまとめました。
災害支援に携わる多くの方に手にとっていただくことで、近年増加している大規模災害に事前に備えていただき、実際の災害での迅速な復旧・復興に繋がることを期待しています。

『災害ボランティアセンター kintone研修テキスト』の概要

本冊子は、災害ボランティアセンターの運営支援システムのスムーズな導入を主な目的とし、災害支援ライセンスの申し込み方法から導入手順、災害時の効果的な活用方法を徹底解説しています。平時の通常業務への応用やセキュリティ対策のポイントも学べ、研修テキストとしてご利用いただけます。 また、導入を検討している方、導入・推進する方、現場で運用する方向けの3つのパートで構成されているため、それぞれの立場に合わせて必要な情報を参照していただけます。

タイトル：『災害ボランティアセンター kintone研修テキスト』
ページ数：86ページ
販売価格：500円（税込）
発行部数：1500部
購入方法：サイボウズ商店https://shop.cybozu.co.jp/products/8244869857504

▼目次

＜決済者向け＞
第１章：災害支援×kintone
第２章：災害ボランティアセンター運営支援システムとは

＜推進者向け＞
第３章：導入マニュアル
第４章：社協業務への応用

＜実務者向け＞
第５章：操作マニュアル
第６章：用途・機能別ガイド

ICTを使った災害支援のノウハウを多くの方にご活用いただくための研修テキストができるまで

サイボウズはパートナー企業と協力し、2020年1月より、サイボウズ製品を6ヶ月無料でご利用いただけるライセンスやシステム構築サポートなど複数の支援サービスを含む「災害支援プログラム」を提供しています。

熊本を中心に大きな被害をもたらした令和2年7月豪雨災害や、熱海市伊豆山土石流災害など、kintoneを使った災害ボランティアセンターの運営は、感染症の感染拡大に備えつつ、現場担当者の負担を減らすなど、被災地の復旧・復興支援に効果を発揮しました。これらの実績をベースに作成した汎用的に使えるシステムは、被災状況に合わせて改良しながら各地に引き継がれています。

防ぐことが困難な大規模自然災害が増えているなか、復旧・復興を速やかにすすめ、被災者が一日でも早く安心した生活を取り戻すために、ICT活用の必要性が増しています。
また、導入もしくは導入準備中の方からは、「マニュアルや研修用のテキストが欲しい」、「上長に説明するための資料が欲しい」、「災害時以外でのkintoneの活用法を知りたい」といった声を多くいただいております。
そこで、サイボウズはこれまでの災害支援経験をもとに、ICT支援ツール導入のハードルを下げ、広く活用いただくために研修テキストとしても使える本冊子を発行するに至りました。

▼災害支援プログラム開始に関するプレスリリース
https://topics.cybozu.co.jp/news/2019/12/05-8505.html

2023年9月のいわき市大雨災害での災害ボランティアセンター運営支援

kintoneは、災害ボランティアセンターが被災地の復旧を図るためにも導入していただいています。ボランティアの登録、受付、ニーズ管理でデータ入力の自動化や見える化、データ集計による予測をkintoneで実現することによって、職員業務の効率化を実現しています。
具体的な活用例として、2023年9月にいわき市で発生した大雨災害（台風13号）でのkintoneを使った災害ボランティアセンターの運営について簡単にご紹介します。いわき市社協では平時よりkintoneを通常の業務で利用していたため、災害が発生してすぐに社協からサイボウズ宛に連絡をいただき、支援を開始しました。
社協が運営するいわき市災害ボランティアセンターでは、ボランティア参加者にWebフォームから活動予定日を登録していただきました。これにより、いつ何人のボランティアが活動できるかを予測することができ、資機材や送迎車の手配など適切に受け入れ態勢を整えることができました。

また、どこでどのような支援を必要としているかといった情報をkintoneに集約し、そのニーズと対応状況を地図上に表示することで、資材調達や人員配置などの活動方針を立てることができました。

このようにシステムへのデータの登録や集計が自動化することで、ボランティアセンター運営職員の大きな負担となっていた、ボランティア受け入れ準備や集計、報告作業が大幅に改善され、被災者への対応時間を増やすことができるようになります。
これらのシステム構築に要するのは僅か1日で、そこから数日で職員の利用が定着しました。スムーズに進んだ最大の要因は、いわき市社協の職員の方々が通常の業務でkintoneを利用しており、操作に慣れていたことだと振り返ります。

サイボウズ「災害支援プログラム」について

災害発生時だけでなくいつでも申し込みが可能な「災害支援ライセンス」、サイボウズの全クラウドサービスを6ヶ月間無料でご利用いただける他、サイボウズ社員によるアプリ作成、データ入力、サイト作成といったIT支援、災害支援パートナーによるkintoneアプリ作成や連携サービスなどの提供を行っています。

詳しくは専用サイトをご参照ください。
サイボウズ災害支援サイト：https://saigai.cybozu.co.jp/

サイボウズ災害支援プログラムに関するお問い合わせ先

サイボウズ株式会社 災害支援チーム：柴田、岩下
〒103-6027 東京都中央区日本橋 2-7-1 東京日本橋タワー 27階
MAIL: saigai@cybozu.co.jp