大分県庁、全職員の情報共有基盤として「サイボウズ ガルーン」を採用
～1万2千ユーザーの同時アクセスにも快適なレスポンスを実現～

サイボウズ株式会社（本社：東京都中央区、社長：青野 慶久、以下サイボウズ）は、大分県庁の全職員12,000名でも快適に利用できるグループウェアとして、エンタープライズ向けグループウェア「サイボウズ ガルーン」（以下、「ガルーン」）が評価され、2015年4月に導入開始されたことを発表いたします。

導入の背景：電子県庁高度化に向け、情報共有ツールの強化が課題に

大分県庁が平成25年度より計画している電子県庁高度化指針の中で、情報共有ツールの強化が課題として挙がっていました。「ガルーン」の導入前に利用されていたグループウェアは、アクセスが集中する始業開始や昼休み明け時間にレスポンスが大幅に低下し、利用者の業務に支障をきたしていました。庁内の日常的な情報共有には電子メールを利用していましたが、容量制限があるために電子メールの定期的な削除が行われ、利用者には電子メールデータを頻繁にローカルへの保存する手間が発生しておりました。そこで、両課題を解決できる新たなグループウェアの導入検討が始まりました。

導入の決め手： 12,000名が同時にアクセスする時間帯でも、快適なシステム利用を実現

選定時に最も重視されたのは、12,000名のアクセスが集中してもグループウェアを利用でき、業務が滞らないことでした。１万名以上が同時にアクセスしても快適なレスポンスを確認できたことが「ガルーン」採用の決め手となりました。他にも、庁内でのやり取りは「ガルーン」の「メッセージ（※1）」、庁外とのやり取りは電子メールとツールを使い分ける運用に変更することで、電子メールの容量制限問題を解決できた点、サイボウズと実施した3ヶ月間の実証実験により、庁内で利用するITシステムへのシングルサインオンを実装し、県庁内システムの総合的なポータルを設けられた点も、「ガルーン」を評価いただいたポイントとなりました。
※１メッセージ・・・グループウェアに登録されたユーザー間でテキストやファイルのやり取りができるアプリケーション。

導入効果：庁内コミュニケーションを「ガルーン」に集約し、部門を超えたすばやい情報共有を実現

情報共有のメインツールを　電子メールのみの運用から「ガルーン」に移行したことで、必要な情報がグループウェアを介して庁内全体にすばやく共有できる状況が生み出されました。また、「ガルーン」の「スペース(※2)」機能に注目し、部門を横断したプロジェクト進行の円滑化も進めています。特に現在は、マイナンバー制度の導入に向け庁内関係者での議論の場として活用されています。今後、大分県庁ではワークスタイル改革の一環として、テレワークでの「ガルーン」利用も視野に入れ、更なる活用を推進されています。
※2スペース・・・プロジェクト単位で組織を横断した参加者を登録し、プロジェクト進行に必要なディスカッション、共有ToDo、ファイル共有を集約したアプリケーション。

大分県庁さまからのコメント

今回のグループウェアリプレースでは、「シングルサインオンと 他システム連携」、「他システムを（「ガルーン」のポータルに） 1画面表示する」が必須要件でした。これをカスタマイズすることなく 実現できたことが「ガルーン」選定のポイントです。 また、必須要件の実現だけでなく、庁内でのやり取りをグループウェア、 庁外のやり取りを電子メールと、ツールを使い分ける運用に変更し、電子メールの容量制限問題が解決され、メールを削除する必要がなくなったことが、ユーザーには大変好評です。 今後は状況の変化に合わせて、個人情報の保護とセキュリティ対策を サイボウズ社とパートナー企業と共に対応していきたいです。
大分県商工労働部 情報政策課 システム開発第二班 主幹（総括）武中 誠治氏

サイボウズ ガルーンとは

https://garoon.cybozu.co.jp/
国内外 3,500社に導入されているエンタープライズグループウェアです。数万人規模でも安心して利用できる高いスケーラビリティと使いやすさを両立。全社の情報共有基盤としての役割はもちろん、部門や拠点間の垣根を越えたコミュニケーションを促進し、チームの力を最大限に引き出します。多言語・タイムゾーン対応で企業の国際化を強力にサポートします。

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サイボウズ株式会社 マーケティングコミュニケーション部：大滝 空
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