高山市役所がおくやみ窓口システム実証で待ち時間を最大約40%削減

職員がkintoneを活用しシステム構築、準備期間2ヶ月で25課を巻き込む実証実験に成功

サイボウズ株式会社（以下、サイボウズ）は、高山市役所とkintone（キントーン）を活用して実施したおくやみ窓口システムの開発及び実証実験において、市民の待ち時間を最大約40％削減する効果があるとの結果を得ました。本実証実験は、エンジニアではない高山市職員が約2ヶ月の短期間でシステムを構築し、25課にも及ぶ関係課との調整を行って実施したものです。ローコード開発ツールであるkintoneを利用することにより、自治体特有の複数部門にまたがる窓口業務改革を、内製で素早く実現できる事例が創出されたことを発表いたします。

おくやみ窓口システム開発及び実証実験の目的

死去に伴う各種手続は、当該者がお亡くなりになっており必要となる手続を本人から聴取できないため、親族等届出者が関係課窓口で内容を確認しています。関係部署が多岐にわたるだけでなく、一度の市役所訪問で完了できない手続きもあり、届出者及び関係事業者にとって大きな負担となっています。 本実証実験は、kintoneを利用し、当該者の死去に伴い発生する全ての手続を関係部署が事前に把握して届出者にご案内しています。市役所訪問時にワンストップでの手続を可能とするシステムを構築し、利用者の利便性向上と業務効率化を目指し実施しました。

実証実験の結果

高山市職員が構築したおくやみ窓口システムの内容

高山市職員が構築したシステム概要は下図の通りです。死亡届を受理後、kintoneアプリに内容を入力すると各関係課に死亡者情報が新規登録された旨が自動的に通知されます（①②）。各関係課は該当者の情報を確認し、必要な手続をアプリに入力します（③）。これにより、遺族が来庁した際にご案内しなければならない手続を集約して把握することが可能になります。
さらに、遺族は事前送付される書類（④）に印刷されたQRコードから訪問予約システムへアクセスし、訪問日時を事前に予約することができます（⑤）。これにより、窓口と各関係課は来訪に備えた準備をし、スムーズにご案内することが可能になります（⑥⑦）。なお、訪問予約システムについても高山市職員が構築しました。

システム構築を行った高山市職員様のコメント

昨年10月に開催された地方自治情報化推進フェアにてkintone及び市川市様、神戸市様の取り組みをご紹介いただき、"これは！！"と思い、即座に今回の取り組みを提案し、実施する運びとなりました。
実際に触れてみた印象は、まさにWindowsが世に現れ、初めて画面上でアイコンを操作した時と似たような感覚、つまり、画面上にあるパーツをドラッグ＆ドロップし、そのパーツの名称を変えたり、そのパーツの中に納まるデータを引用したり、計算したりetc... そのような感じでした。おそらく約30年前がそうであったように、プログラミングの知識がなくとも誰でも気軽に操作できるだけでなく、新たなシステムの構築や修正も容易で、現場の様々なニーズに応えることができるシステムだと感じました。
kintoneを知ったのが10月、事業提案・承諾11月、実証実験意思決定12月、システム構築1月、実証実験2月、効果検証3月であることからも、当該システムの即時性・汎用性がご理解いただけると思います。

総務部行政経営課行政経営係
係長　林 秀和　様

今後の展望について

本実証実験を通じて、kintoneで構築したおくやみ窓口システムの利用により大きな業務改善効果があるとの検証結果を得たことから、2020年の本運用開始を目指し、業務フロー及びシステムの調整を行います。職員の業務量については、RPAの導入により効率化を図ることができると考えられます。また、将来ビジョンとしてはkintoneの活用範囲を拡大し、全庁的な業務改善に繋げていく構想があることから、引き続き高山市を支援してこの取組の長期的な成功を目指してまいります。

kintoneとは

製品サイト：https://kintone.cybozu.co.jp/
サイボウズ株式会社が提供する、業務アプリ開発プラットフォームです。営業の案件管理、お客様からの問い合わせ履歴やクレーム対応の管理、プロジェクトの進捗やタスク管理、従業員の業務日報など、お客様の用途に合わせた業務アプリの作成が可能です。アプリケーションはノンプログラミングで開発できます。また、社内SNSのようなコミュニケーション機能を活用することでスピーディな情報共有が可能になり、業務効率化を実現します。

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